Elektronische Kontoauszüge: Aufbewahrung und Archivierung

Banken übermitteln Kontoauszüge an ihre Kunden zunehmend nur in digitaler Form. Da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt, müssen sie aufbewahrt werden. Der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstoßen gegen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Der Grund: Der Ausdruck stellt nur eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar; beweisrechtlich ist er einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt.
Bücher und andere erforderliche Aufzeichnungen können grundsätzlich auch auf Datenträgern geführt werden. Die Form der Buchführung und das dabei angewandte Verfahren müssen jedoch den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen. Diese Grundsätze sind vor allem für den Fall der maschinellen Weiterverarbeitung der Kontoauszugsdaten zu beachten.
Die ausschließlich digitale Aufbewahrung setzt voraus, dass standardisierte Sicherheitsverfahren eingesetzt werden und die Verfahren und die vorhandenen Daten den Anforderungen hinsichtlich der Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen.
Gehen Unterlagen in digitaler Form ein, sind sie in dieser Form aufzubewahren. Innerhalb der Aufbewahrungsfrist dürfen sie nicht verändert oder gelöscht werden. Bei elektronischen Kontoauszügen müssen deshalb insbesondere folgende Kriterien erfüllt sein:
• Während der Aufbewahrungsfrist müssen die Daten jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Dies gilt auch für die gesetzlich geregelten Befugnisse der Finanzbehörde (Datenzugriff).
• Die System- und Verfahrensdokumentation muss erkennen lassen, auf welche Weise elektronische Eingangsdokumente aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.
• Das eingesetzte DV-Verfahren muss gewährleisten, dass alle Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt worden sind, erfasst und zudem nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung über-schrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bei originär digitalen Dokumenten muss hard- und softwaremäßig sichergestellt sein, dass eine Bearbeitung während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium nicht möglich ist.
• Der Buchführungspflichtige muss Verfahrenskontrollen zur Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Geschäftsvorfälle sowie deren Bestätigung durchführen.

Werden Kontoumsatzdaten an den Bankkunden in auswertbaren Formaten (z. B. als xls- oder csv-Datei) übermittelt, dient dies in der Regel der maschinellen Weiterverarbeitung der Umsatzdaten im empfangenden System. Bei dieser Form der Übermittlung muss die Unveränderbarkeit der empfangenen Daten von der Einspielung in das System bis zum erfassten und verarbeiteten Buchungssatz sichergestellt sein. Soweit also Kontoinformationen in digitaler Form an DV-gestützte Buchführungssysteme übermittelt werden, sind sie dort aber – z. B. in Form von Buchungssatzvorschlägen – änderbar oder unterdrückbar, ist allein die digitale Aufbewahrung der xls- oder csv-Datei nicht ausreichend. Das eingesetzte System muss die Unveränderbarkeit der Daten bis zur buchungsmäßigen Verarbeitung des Geschäftsvorfalls gewährleisten und dies muss auch in der Verfahrensdokumentation entsprechend beschrieben wer-den.